Como abrir um negócio do zero: os passos, pela ordem certa

1. Confirme que alguém paga antes de gastar

A ideia não se valida a perguntar «acha boa ideia?», porque toda a gente diz que sim. Valida-se a pedir dinheiro ou um compromisso concreto. Até alguém pagar, o que tem é uma hipótese.

Uma forma barata de o fazer em duas semanas:

1. Escreva numa frase o que oferece, a quem e que problema resolve. Se precisar de três frases, ainda não está claro.
2. Fale com dez pessoas que encaixem nesse «a quem». Não lhes venda nada: pergunte como resolvem hoje o problema e quanto lhes custa.
3. A quem mostrar interesse, ofereça o serviço já, com data e preço. Uma marcação paga vale mais do que cinquenta «tenho interesse».
4. Se ninguém pagar, mude uma só coisa —o público, o preço ou a oferta— e repita. É muito mais barato ajustar agora do que com uma loja arrendada.

2. Faça as contas ao contrário: do que precisa ao seu preço

O erro mais caro ao começar é copiar o preço da concorrência. Não conhece os custos dela nem sabe se ganha dinheiro. Calcule o seu a partir do que precisa de levar para casa.

Agora as horas. Um mês tem cerca de 160 horas de trabalho, mas não as vai faturar todas: responder a mensagens, deslocar-se, formar-se, tratar de papéis e as marcações que caem comem entre 30 % e 40 %. Se faturar 100 horas reais, precisa de 27 € por hora só para cumprir a tabela. A isto soma-se o IVA, se a sua atividade não estiver isenta.

Se esse preço lhe parece impossível de cobrar na sua zona, o problema não é o preço: é o modelo. Ou sobe o valor (especialização, packs, melhor cliente), ou baixa os custos fixos, ou muda o que vende. Descobri-lo numa folha de cálculo é grátis.

3. Trabalhador independente ou sociedade

Para quem começa sozinho, abrir atividade como trabalhador independente (os «recibos verdes») é o habitual: é rápido, gratuito e desfaz-se com a mesma facilidade se não correr bem. A sociedade faz sentido mais tarde.

O ponto em que a sociedade compensa depende do seu lucro e da sua situação pessoal, e muda com as regras fiscais. É a pergunta perfeita para uma primeira reunião com um contabilista: leve-lhe as contas do passo anterior.

4. Abrir atividade, passo a passo

Começar como trabalhador independente são, na prática, dois passos, e o primeiro faz-se online e de graça:

1. Finanças: declaração de início de atividade. No Portal das Finanças, com o seu NIF e a senha. Indica a atividade (pelo código da tabela de atividades ou pelo CAE), a data de início, a faturação prevista e o regime de IVA. Também pode fazê-lo num serviço de Finanças.
2. Segurança Social: enquadramento. Segue-se automaticamente à abertura de atividade. Em regra, no primeiro ano de atividade fica isento de contribuições. Depois, declara os rendimentos trimestralmente e as contribuições calculam-se sobre esse rendimento real.

Duas coisas a saber antes de preencher. Primeiro, a previsão de faturação que indica decide o regime de IVA e, abaixo de um limite anual, pode ficar isento de IVA (artigo 53.º do Código do IVA). Segundo, se vender a empresas e a sua atividade for uma das profissões previstas na lei, terá de aplicar retenção na fonte nas faturas, salvo dispensa por faturação baixa. Ambas as coisas convém decidir com o contabilista.

Conforme a atividade, pode ser preciso mais alguma coisa:

• Espaço aberto ao público: licenciamento ou comunicação prévia na câmara municipal. Pergunte antes de assinar o arrendamento: nem todos os espaços servem para todas as atividades.
• Profissão regulada (saúde, advocacia, arquitetura…): inscrição na respetiva ordem profissional e, em muitos casos, seguro de responsabilidade civil obrigatório.
• Atendimento a consumidores: o Livro de Reclamações, em papel se tiver espaço físico e no formato eletrónico, com o acesso visível no seu site.
• Trata dados de clientes (sempre, mal guarda um telemóvel): tem de informar como os usa, ao abrigo do RGPD. O seu site tem de ter identificação, política de privacidade e política de cookies.

5. As obrigações que vai ter

Não precisa de ser especialista, mas sim de saber o que existe para não ser apanhado de surpresa. No regime simplificado, que é o da maioria de quem começa, o calendário tem este aspeto:

• O IVA não é seu. Cobra-o para o Estado. Se o gastar, o trimestre seguinte dói.
• Há atividades isentas de IVA, como os serviços de saúde ou parte do ensino. Nesse caso não liquida IVA, mas também não o deduz.
• No regime simplificado, o IRS incide sobre uma parte da faturação, definida por coeficientes, e não sobre o lucro real. Por isso convém pedir fatura com o seu NIF em tudo o que é da atividade.
• Fature tudo e guarde tudo. As faturas-recibo podem emitir-se gratuitamente no Portal das Finanças ou num programa certificado. Os documentos guardam-se durante anos (em regra, dez).

As regras de faturação têm vindo a mudar —código QR, ATCUD, faturação eletrónica para entidades públicas— com datas que já foram adiadas mais de uma vez. Pergunte ao seu contabilista o que se aplica a si e desde quando, antes de escolher um programa de faturação.

6. Separe o dinheiro desde o primeiro dia

A maioria dos pequenos negócios que fecha não fecha por falta de clientes, mas por falta de tesouraria: dá lucro no papel e não consegue pagar o trimestre. Três hábitos evitam-no quase sempre.

1. Uma conta bancária só para o negócio. Não é obrigatória para um trabalhador independente, mas é a diferença entre saber quanto ganha e adivinhar.
2. Uma segunda conta para impostos e Segurança Social. Sempre que recebe, transfira para lá o IVA todo e entre 15 % e 20 % para o IRS e as contribuições. Esse dinheiro já não existe.
3. Uma reserva de três meses de custos fixos antes de deixar outra fonte de rendimento. Os primeiros meses correm quase sempre mais devagar do que o previsto. E lembre-se de que, passado o primeiro ano, as contribuições começam a contar.

7. Monte o mínimo para poder vender

Para começar não precisa de logótipo de agência, cartões nem escritório. Precisa que aconteçam três coisas sem estar presente:

• Que o encontrem. Um perfil do Google Business Profile completo —é grátis— e um site próprio que diga o que faz, onde e quanto custa. Desenvolvemos isso em como criar um site para o seu negócio.
• Que possam marcar ou comprar sozinhos. Cada mensagem de ida e volta para acertar uma hora é um cliente que arrefece.
• Que possa receber. Com cartão, MB WAY, antecipadamente ou com sinal. Reduz as faltas e poupa-o a andar atrás de pagamentos.

Pode resolver isto juntando várias ferramentas ou com uma só que traga tudo. As opções, com os custos reais, estão em ferramentas para gerir um negócio.

8. Os primeiros dez clientes

Os primeiros dez não chegam pela publicidade. Chegam pela proximidade e pela insistência, por esta ordem:

1. O seu círculo, com um pedido concreto. Não «abri um negócio», mas «procuro três pessoas com dores nas costas que queiram experimentar uma sessão esta semana».
2. Quem já tem o seu cliente. O ginásio, se for fisioterapeuta; a florista, se organizar casamentos. Uma recomendação cruzada vale mais do que cem impressões.
3. Uma avaliação por cada serviço. Peça-a no próprio dia, com a ligação direta. Com dez avaliações reais, o seu perfil começa a aparecer no mapa.
4. Torne fácil voltar. Um pack de várias sessões ou um lembrete às seis semanas transforma um cliente em receita recorrente.

A publicidade paga funciona melhor quando tudo o que vem antes já está montado: amplifica um sistema que converte, não o substitui.

9. Erros que fecham negócios no primeiro ano

• Arrendar um espaço antes de ter clientes. É o custo fixo mais difícil de desfazer. Comece ao domicílio, online ou a partilhar espaço.
• Cobrar pouco «para arrancar». Atrai o cliente que só procura preço e depois não consegue subi-lo.
• Não ter política de cancelamento. Um horário vazio por uma falta é dinheiro que não volta. Decida as regras e ponha-as por escrito antes da primeira marcação.
• Depender de um só canal. Se todos os clientes vêm de uma rede social ou de uma plataforma, o negócio é deles. A lista de clientes e o site têm de ser seus.
• Esquecer o fim da isenção. O primeiro ano sem contribuições sabe bem; o segundo, sem dinheiro posto de parte, sabe muito mal.