Sich selbstständig machen: die Schritte in der richtigen Reihenfolge

1. Prüfe, ob jemand zahlt, bevor du Geld ausgibst

Eine Idee prüft man nicht mit der Frage „Findest du das gut?“, denn alle sagen Ja. Man prüft sie, indem man um Geld oder eine verbindliche Zusage bittet. Solange niemand zahlt, hast du eine Annahme.

Eine günstige Methode für zwei Wochen:

1. Schreib in einem Satz auf, was du anbietest, für wen und welches Problem du löst. Brauchst du drei Sätze, ist es noch nicht klar.
2. Sprich mit zehn Menschen, die zu diesem „für wen“ passen. Verkauf ihnen nichts: Frag, wie sie das Problem heute lösen und was es sie kostet.
3. Wer Interesse zeigt, bekommt sofort ein Angebot mit Termin und Preis. Eine bezahlte Buchung ist mehr wert als fünfzig „klingt spannend“.
4. Zahlt niemand, ändere genau eine Sache —Zielgruppe, Preis oder Angebot— und versuch es noch einmal. Jetzt nachzujustieren ist viel billiger als mit gemieteten Räumen.

2. Rechne rückwärts: von dem, was du brauchst, zu deinem Preis

Der teuerste Fehler am Anfang ist, den Preis der Konkurrenz zu kopieren. Du kennst weder ihre Kosten noch weißt du, ob sie Geld verdient. Rechne deinen Preis von dem aus, was am Ende bei dir ankommen muss.

Jetzt die Stunden. Ein Monat hat rund 160 Arbeitsstunden, aber du rechnest nicht alle ab: Nachrichten beantworten, Wege, Weiterbildung, Büroarbeit und ausgefallene Termine fressen 30 bis 40 %. Wenn du 100 Stunden wirklich abrechnest, brauchst du 36 € pro Stunde, nur um die Tabelle zu decken. Dazu kommt die Umsatzsteuer, falls du sie berechnen musst.

Wenn dir dieser Preis in deiner Gegend unmöglich erscheint, ist nicht der Preis das Problem, sondern das Modell. Steigere den Wert (Spezialisierung, Pakete, bessere Kunden), senke die Fixkosten oder ändere dein Angebot. Das in einer Tabelle herauszufinden kostet nichts.

3. Gewerbe, Freiberuf oder Gesellschaft

Zuerst die Frage, was du rechtlich bist. Freiberufler sind bestimmte Berufe —etwa Heilberufe wie Physiotherapie, Psychotherapie, beratende, künstlerische oder lehrende Tätigkeiten—: Sie melden sich nur beim Finanzamt an und zahlen keine Gewerbesteuer. Alle anderen sind Gewerbetreibende: Sie melden ein Gewerbe an, sind Mitglied in der IHK oder Handwerkskammer und zahlen ab einem Freibetrag Gewerbesteuer.

Ob du freiberuflich oder gewerblich bist, entscheidet am Ende das Finanzamt nach deiner Tätigkeit. Ab wann sich eine Gesellschaft lohnt, hängt von Gewinn und persönlicher Lage ab. Beides sind gute Fragen für ein erstes Gespräch mit einer Steuerberatung: Bring die Zahlen aus Schritt 2 mit.

4. Die Anmeldung, Schritt für Schritt

Als Einzelunternehmer sind es wenige Schritte:

1. Gewerbeamt (nur bei Gewerbe): Gewerbeanmeldung bei deiner Gemeinde, oft online, gegen eine kleine Gebühr. Das Gewerbeamt informiert Finanzamt, IHK oder Handwerkskammer und Berufsgenossenschaft.
2. Finanzamt: Den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ füllst du online über ELSTER aus. Dort schätzt du deinen Umsatz und Gewinn und entscheidest über die Kleinunternehmerregelung. Danach bekommst du deine Steuernummer.
3. Krankenversicherung: Als Selbstständiger versicherst du dich selbst, freiwillig gesetzlich oder privat. Melde der Kasse deinen Wechsel in die Selbstständigkeit sofort.

Zwei Dinge solltest du vorher wissen. Erstens: Mit der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) weist du unter bestimmten Umsatzgrenzen keine Umsatzsteuer aus und hast weniger Pflichten, kannst aber auch keine Vorsteuer ziehen. Zweitens: Bestimmte Selbstständige —zum Beispiel einige Handwerker, Lehrende oder Hebammen— sind rentenversicherungspflichtig. Prüfe das, bevor du loslegst.

Je nach Tätigkeit kommt mehr dazu:

• Räume mit Publikumsverkehr: Nutzung, Brandschutz und manchmal Genehmigungen der Gemeinde. Frag vor der Unterschrift unter den Mietvertrag: Nicht jeder Raum passt zu jeder Tätigkeit.
• Zulassungspflichtige Berufe: Heilberufe brauchen eine Erlaubnis oder Zulassung; in einigen Handwerken gilt die Meisterpflicht. Eine Berufshaftpflicht ist oft vorgeschrieben und fast immer sinnvoll.
• Kundendaten (immer, sobald du eine Nummer speicherst): Du musst nach der DSGVO informieren, wie du sie nutzt. Deine Website braucht Impressum, Datenschutzerklärung und eine Cookie-Einwilligung, die den Regeln entspricht.

5. Was du ans Finanzamt melden musst

Du musst kein Experte sein, aber du solltest wissen, was es gibt, damit dich nichts überrascht. Für ein Einzelunternehmen sieht der Kalender so aus:

• Die Umsatzsteuer gehört dir nicht. Du nimmst sie für das Finanzamt ein. Gibst du sie aus, tut die nächste Voranmeldung weh.
• Manche Leistungen sind umsatzsteuerfrei, etwa viele Heilbehandlungen oder bestimmte Bildungsleistungen.
• Vorsicht im zweiten Jahr. Nach der ersten Steuererklärung kommen oft die Nachzahlung für das erste Jahr und die Vorauszahlungen für das laufende Jahr zusammen. Wer nichts zurückgelegt hat, gerät hier ins Straucheln.
• Bewahre alles auf. Rechnungen und Belege musst du über Jahre aufbewahren, nach den Regeln der ordnungsgemäßen Buchführung.

Die elektronische Rechnung zwischen Unternehmen wird in Deutschland schrittweise Pflicht: Empfangen musst du sie bereits können, beim Versenden gelten Übergangsfristen. Frag deine Steuerberatung, was ab wann für dich gilt, bevor du ein Rechnungsprogramm wählst.

6. Trenne das Geld vom ersten Tag an

Die meisten kleinen Unternehmen, die aufgeben, haben nicht zu wenige Kunden, sondern zu wenig Liquidität: Auf dem Papier verdienen sie Geld, aber die Steuer können sie nicht zahlen. Drei Gewohnheiten verhindern das fast immer.

1. Ein eigenes Geschäftskonto. Für Einzelunternehmer nicht immer Pflicht, aber der Unterschied zwischen Wissen und Raten, was du verdienst.
2. Ein zweites Konto für Steuern. Bei jeder Zahlung überweist du dorthin die Umsatzsteuer und einen Anteil für die Einkommensteuer. Dieses Geld gibt es nicht mehr.
3. Ein Polster von drei Monatsfixkosten, bevor du eine andere Einnahmequelle aufgibst. Die ersten Monate laufen fast immer langsamer als geplant.

7. Stell das Minimum auf, um verkaufen zu können

Zum Start brauchst du kein Logo von der Agentur, keine Visitenkarten und kein Büro. Du brauchst drei Dinge, die passieren, auch wenn du nicht danebenstehst:

• Dass man dich findet. Ein vollständiges Google-Unternehmensprofil —kostenlos— und eine eigene Website, die sagt, was du machst, wo und zu welchem Preis. Mehr dazu in eine Website für dein Unternehmen erstellen.
• Dass man selbst buchen oder kaufen kann. Jede Nachricht hin und her, um einen Termin zu finden, ist ein Kunde, der abkühlt.
• Dass du kassieren kannst. Per Karte, im Voraus oder mit Anzahlung. Das senkt Terminausfälle und erspart dir das Hinterherlaufen.

Du kannst das mit mehreren Tools zusammenbauen oder mit einem einzigen, das alles kann. Die Möglichkeiten und ihre echten Kosten findest du in Tools für Selbstständige.

8. Die ersten zehn Kunden

Die ersten zehn kommen nicht über Werbung. Sie kommen über Nähe und Beharrlichkeit, in dieser Reihenfolge:

1. Dein Umfeld, mit einer konkreten Bitte. Nicht „ich habe mich selbstständig gemacht“, sondern „ich suche drei Leute mit Rückenschmerzen, die diese Woche eine Behandlung ausprobieren möchten“.
2. Wer deine Kunden schon hat. Das Fitnessstudio, wenn du Physiotherapeut bist; der Blumenladen, wenn du Hochzeiten planst. Eine Empfehlung von nebenan zählt mehr als hundert Einblendungen.
3. Eine Bewertung für jede Leistung. Bitte am selben Tag darum, mit dem direkten Link. Mit zehn echten Bewertungen taucht dein Profil auf der Karte auf.
4. Mach das Wiederkommen leicht. Ein Paket aus mehreren Terminen oder eine Erinnerung nach sechs Wochen macht aus einem Kunden wiederkehrende Einnahmen.

Bezahlte Werbung wirkt am besten, wenn all das schon steht: Sie verstärkt ein System, das funktioniert, sie ersetzt es nicht.

9. Fehler, die im ersten Jahr zum Aus führen

• Räume mieten, bevor es Kunden gibt. Das sind die Fixkosten, die am schwersten loszuwerden sind. Starte mobil, online oder in geteilten Räumen.
• Zum Start billig sein. Du ziehst Kunden an, die nur auf den Preis schauen, und kommst später nicht mehr nach oben.
• Keine Ausfallregelung. Ein leerer Termin wegen einer Absage ist verlorenes Geld. Leg die Regeln schriftlich fest, bevor die erste Buchung kommt.
• Von einem einzigen Kanal abhängen. Kommen alle Kunden über ein soziales Netzwerk oder eine Plattform, gehört das Geschäft ihnen. Kundenliste und Website müssen dir gehören.
• Die Krankenversicherung unterschätzen. Sie läuft jeden Monat, auch wenn der Umsatz schwankt.