Tools für kleine Unternehmen: was du brauchst und was nicht
6 Min. LesezeitAktualisiert am
Schnell zahlt man sechs Abos, die nicht miteinander reden: eins für die Website, eins für Termine, eins fürs Kassieren, eins für Rechnungen und eine Tabelle, die alles per Hand verbindet. Dieser Ratgeber ordnet, was jede Art von Tool macht, welche du in welcher Phase brauchst und wie du sie vergleichst, ohne dich vom Preis im Schaufenster leiten zu lassen.
Das Wichtigste
- Erst das Problem, dann das Tool: Schreib auf, was dich Zeit kostet, bevor du dir irgendein Programm ansiehst.
- Ein kleines Dienstleistungsunternehmen muss sechs Funktionen abdecken: gefunden werden, buchen, kassieren, Rechnungen schreiben, sich an Kunden erinnern und mit ihnen kommunizieren.
- Der echte Preis ist Abo plus Gebühren plus deine Zeit fürs Verbinden der Teile.
- Bestehe immer darauf, deine Kunden exportieren zu können. Kannst du sie nicht mitnehmen, gehören sie dir nicht.
- Buchhaltung und Steuern sind eine eigene Welt: Dafür gibt es ein Rechnungsprogramm oder die Steuerberatung.
1. Bevor du dir Programme ansiehst: Was drückt?
Wer Tools über Funktionslisten vergleicht, landet beim umfangreichsten und am wenigsten genutzten. Fang am anderen Ende an: Notiere eine Woche lang jedes Mal, wenn du etwas Wiederkehrendes tust oder dir etwas durchrutscht.
- Wie viele Nachrichten brauchst du, um einen Termin festzumachen?
- Wie viele Termine platzen ohne Absage?
- Wie lange dauert es, bis du weißt, was du diesen Monat verdient hast?
- Wie viele Kunden sind nicht wiedergekommen, ohne dass du ihnen geschrieben hast?
- Wie oft überträgst du dieselbe Angabe von einem Ort zum anderen?
Die zwei höchsten Antworten sind deine Einkaufsliste. Alles andere kann warten.
2. Die Landkarte: sechs Funktionen und ihre Tools
| Funktion | Wofür | Bekannte Beispiele | Worauf achten |
|---|---|---|---|
| Website | Gefunden werden und verständlich machen, was du anbietest | WordPress, Wix, Squarespace | Wer sie pflegt und ob Buchung und Zahlung integriert sind |
| Buchung | Kunden buchen selbst | Calendly, Booksy, Fresha, Treatwell | Gebühren pro Kunde und wem die Daten gehören |
| Zahlung | Kassieren per Karte, online oder vor Ort | Stripe, das Terminal deiner Bank, mobile Kartenleser | Prozentsatz plus Fixbetrag pro Zahlung und Auszahlungsdauer |
| Rechnungen und Buchhaltung | Korrekte Rechnungen erstellen und die Bücher führen | Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme oder deine Steuerberatung | Dass es die geltenden Regeln einhält, inklusive E-Rechnung |
| Kunden | Verlauf, Notizen und Nachfassen | Ein CRM oder eine Tabelle | Dass es mit Buchung und Zahlung verbunden ist |
| Kommunikation | Erinnerungen, Hinweise und Kampagnen | E-Mail-Tools, Messenger | Einwilligung der Empfänger und einfache Abmeldung |
Zu diesen sechs kommt eine, die kostenlos und für jedes lokale Unternehmen Pflicht ist: das Google-Unternehmensprofil. Kein Tool ersetzt es.
Die Marken in der Tabelle sind Beispiele zur Orientierung, keine Empfehlung und keine vollständige Liste. Ihre Bedingungen ändern sich häufig: Prüf sie auf ihrer Website.
3. Einzelteile oder alles in einem
Es gibt zwei Wege, diese Funktionen abzudecken, und beide sind vertretbar.
| Einzelteile | Alles in einem | |
|---|---|---|
| Vorteil | Du nimmst in jeder Kategorie das Beste | Die Daten sind schon verbunden |
| Nachteil | Du verbindest sie selbst und zahlst mehrere Abos | Einzelne Funktionen können weniger tief sein als ein Spezialtool |
| Kosten | Summe der Abos, oft mehr als gedacht | Ein Abo |
| Pflege | Mehrere Konten, Rechnungen und Updates | Eins |
| Passt, wenn | Du sehr spezielle Anforderungen oder ein Technikteam hast | Du allein oder im kleinen Team arbeitest und dich auf dein Handwerk konzentrieren willst |
Die Kosten der Einzelteile sind nicht nur Geld. Liegt die Buchung an einem Ort, die Zahlung an einem anderen und die Kundenkarte an einem dritten, muss jemand prüfen, ob alles zusammenpasst, und das bist du. Deshalb fahren Unternehmen mit ein bis fünf Personen meist besser mit einem Tool, das Website, Buchung, Zahlung und Kunden verbindet, und lagern nur aus, was Spezialwissen braucht, wie die Buchhaltung.
4. Sieben Fragen zum Vergleichen
- Löst es meine zwei Hauptprobleme? Die aus Punkt 1, nicht die aus der Broschüre.
- Was kostet es insgesamt im Jahr? Abo, Gebühren, Zusatzmodule und weitere Nutzer.
- Wem gehören die Kunden? Kann ich sie jederzeit alle exportieren?
- Komme ich ohne Hilfe zurecht? Teste es wirklich: Leistung anlegen, buchen, einen Euro kassieren.
- Funktioniert es gut am Handy? Du verwaltest vom Telefon aus, und dein Kunde bucht von seinem.
- Was passiert, wenn ich kündige? Laufzeit, Gebühren und was aus Website und Daten wird.
- Ist es DSGVO-konform? Wo die Daten liegen und ob es einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt.
5. Die Kosten, die nicht im Schaufenster stehen
- Provision pro Verkauf oder Neukunde. Ein Tool ohne Abo kann teurer sein als eins mit, wenn es von jeder Buchung einen Prozentsatz behält. Rechne mit deinem echten Umsatz.
- Zahlungsgebühren. Fallen bei jeder Kartenzahlung an, egal mit welchem Tool. Frag, ob die Plattform noch etwas draufschlägt.
- Kostenpflichtige Zusatzfunktionen. Erinnerungen, eigene Domain, mehrere Mitarbeitende, Entfernen des Plattform-Logos.
- Deine Zeit. Eine Stunde pro Woche Daten von Hand übertragen sind über fünfzig Stunden im Jahr.
- Geteilte Sichtbarkeit. Auf einem Marktplatz steht dein Profil neben dem der Konkurrenz, manchmal mit deren Angeboten.
- Die Kosten des Wechsels. Kannst du weder Kunden noch Domain mitnehmen, fängst du bei einem Wechsel bei null an.
6. Das Minimum je nach Phase
| Phase | Unverzichtbar | Kann warten |
|---|---|---|
| Du startest | Google-Profil, Website mit Buchung und Zahlung, Rechnungsprogramm oder Steuerberatung | E-Mail-Kampagnen, Shop, Automatisierungen |
| Kalender halb voll | Das Vorige plus Erinnerungen, Ausfallregelung mit Anzahlung und Kundenkartei | Ausführliche Auswertungen |
| Kalender voll | Pakete, Warteliste, automatische Bitte um Bewertungen, Erinnerung „Zeit für den nächsten Termin“ | Eigene App |
| Mit Team | Kalender pro Person, Rechte pro Nutzer, Auswertungen pro Leistung | — |
In jeder Phase lockt es, schon das für die nächste zu kaufen. Widersteh: Ein Tool, das du nicht nutzt, kostet Geld und lenkt ab. Sinnvoll ist dagegen, von Anfang an etwas zu wählen, das mit dir wachsen kann, damit du nicht mittendrin umziehen musst. Wie du jedes Teil gut nutzt, steht in ein kleines Unternehmen führen.
7. Wo VerticalDash passt, und wo nicht
Diesen Ratgeber veröffentlicht VerticalDash, also ist es nur fair zu sagen, was es abdeckt und was nicht.
Was es abdeckt: die Website deines Unternehmens, Online-Buchung mit E-Mail-Erinnerungen, Kartenzahlungen, die auf dein eigenes Konto gehen, einen Shop für physische und digitale Produkte, Pakete, Mitgliedschaften, Gutscheine, Angebote, eine Kundenkartei mit Verlauf, Bewertungen, Veranstaltungen mit Tickets, Neuigkeiten und die Rechtstexte deiner Website, erstellt aus deinen Angaben. Alles in einem Dashboard, mit verbundenen Daten.
Was es nicht abdeckt: Es ist weder Buchhaltungs- noch Rechnungsprogramm und übernimmt nicht deine Steuererklärungen. Dafür brauchst du ein Rechnungsprogramm oder die Steuerberatung. Es ist auch kein Marktplatz: Es bringt dir keine Kunden über eine eigene Suchmaschine, sondern macht aus Besuchern deiner Website Buchungen.
Wenn es zu dir passt, sieh dir an, wie es in deiner Branche aussieht, unter Websites nach Branche, und teste es ohne Karte. Wenn nicht, helfen dir die sieben Fragen oben bei jedem anderen Tool genauso.
Häufige Fragen
Was ist das beste Tool für ein kleines Unternehmen?
Das, das deine zwei Hauptprobleme löst und das du wirklich nutzt. Für die meisten Dienstleister heißt das: ein Tool, das Website, Buchung, Zahlung und Kundenkartei verbindet, plus Rechnungsprogramm oder Steuerberatung für die Steuern.
Kann ich mein Unternehmen nur mit Tabellen führen?
Am Anfang, für die Zahlen, ja. Sie reichen nicht mehr, sobald Kunden selbst buchen, Erinnerungen bekommen oder vorab zahlen sollen, und sie sind ein Datenschutzrisiko, wenn Kundendaten darin ohne Zugriffskontrolle liegen.
Lohnen sich kostenlose Tools?
Für den Anfang oft ja. Schau, womit sie Geld verdienen: Provisionen pro Verkauf, kostenpflichtige Grundfunktionen oder Werbung. Und prüf, ob du deine Daten exportieren kannst, falls du später wechselst.
Welches Tool brauche ich für Rechnungen?
Ein Rechnungsprogramm, das die geltenden Regeln erfüllt, oder die Leistungen deiner Steuerberatung. Weil die E-Rechnung zwischen Unternehmen schrittweise Pflicht wird, frag am besten vor der Wahl nach.
Ist ein späterer Wechsel schwierig?
Das hängt davon ab, ob du Kunden und Domain mitnehmen kannst. Prüf das deshalb vor dem Start: Mit exportierbaren Daten und einer Domain auf deinen Namen ist ein Wechsel eine Sache von Tagen.