Events organisieren und Tickets online verkaufen, ohne leere Stühle

1. Welche Art von Event zu deinem Geschäft passt

Das beste erste Event ist ein kleines, das du schon kannst und das deine Kunden sich gewünscht haben. Acht volle Plätze lehren mehr als vierzig halb leere.

2. Rechne, bevor du es ankündigst

Addier alle Kosten des Events, teil sie durch den Ticketpreis, und du weißt, wie viele du verkaufen musst, um plus minus null rauszukommen. Alles darüber ist Gewinn.

Liegt der Break-even über 80 % der Kapazität, ist das Event riskant: Preis rauf, Kosten runter oder mehr Plätze. Und wenn du Umsatzsteuer ausweist, gehört dieser Teil des Tickets nicht dir.

3. Preis und Verkaufsstufen

Die meisten kaufen zu zwei Zeitpunkten: direkt nach der Ankündigung, wenn es einen Anreiz gibt, und in den letzten Tagen. Preisstufen nutzen beides.

1. Frühbucher, begrenzt nach Plätzen oder Datum: ein niedrigerer Preis, der die Ersten belohnt und dir Geld für die Vorbereitung gibt.
2. Normalpreis, der Referenzpreis für den größten Teil des Verkaufs.
3. Last minute oder Abendkasse, etwas höher, falls noch Plätze frei sind.

• Tickets für zwei oder Gruppen erhöhen den Durchschnittsbon, ohne den Preis pro Person zu senken.
• Codes für Stammkunden belohnen Treue, ohne das Event für alle zu verbilligen.
• Der berechnete Preis ist immer der angezeigte: Die gültige Stufe entscheidet sich beim Bezahlen, nicht bei der Ankündigung.

4. Tickets online verkaufen

„Schreib mir, dann reservier ich dir einen Platz, zahlen kannst du vor Ort“ funktioniert mit Freunden, nicht mit Fremden. Um wirklich zu verkaufen:

• Eine Seite pro Event auf deiner Website, mit Datum, Uhrzeit, Ort, Inhalt, Zielgruppe und dem Kaufknopf oben.
• Echte Kapazität, die sich selbst herunterzählt: Ist es ausverkauft, schließt der Verkauf oder eine Warteliste öffnet sich.
• Bezahlung sofort und Ticket per E-Mail mit einem Code für den Einlass.
• Hinweise auf „letzte Plätze“, wenn nur noch wenige da sind, und nur, wenn es stimmt.
• Eine Warteliste, die die nächste Person benachrichtigt, wenn jemand seinen Platz freigibt.

Verkaufst du neben Events auch Produkte oder Leistungen, sollte alles am selben Ort leben. Mehr dazu in Online verkaufen.

5. Den Raum füllen

Bei einem kleinen Event läuft die Werbung fast immer über deine eigenen Kontakte. Nach Wirksamkeit sortiert:

1. Deine bestehenden Kunden, per E-Mail oder Nachricht, vor allen anderen und zum Frühbucherpreis.
2. Deine Website und dein Google-Profil, mit dem Event auf der Startseite und als Beitrag im Profil.
3. Befreundete Geschäfte, die dein Publikum teilen und es gegen denselben Gefallen ankündigen.
4. Soziale Netzwerke, mit Countdown, Fotos früherer Termine und dem, was Teilnehmende mitnehmen.
5. Veranstaltungskalender und lokale Gruppen, wenn das Event öffentlich ist.

Eine Erinnerung zwei, drei Tage vorher und eine am Morgen des Events senken die Zahl der Nichterscheinenden stark, selbst bei bezahlten Tickets.

6. Am Tag des Events

• Einlasskontrolle mit der Liste oder dem Code jedes Tickets, damit du weißt, wer da war, und Duplikate ausschließt.
• Komm früh und teste die Technik: Licht, Ton, Beamer, Steckdosen.
• Plan B bei Veranstaltungen draußen: Ausweichort oder Ersatztermin von Anfang an kommunizieren.
• Sammle Kontakte von Gästen mit geschenktem Ticket, mit ihrer Erlaubnis, um sie zum nächsten Mal einzuladen.
• Mach Fotos, kündige es vorher an und respektiere, wer nicht drauf sein will.

7. Absagen, Änderungen und Erstattungen

Tickets für Freizeitveranstaltungen an einem festen Termin haben nicht das 14-tägige Widerrufsrecht anderer Onlinekäufe. Regeln gibt es trotzdem:

• Kann jemand nicht kommen, gelten deine Bedingungen: Üblich ist, eine Namensänderung oder Erstattung bis einige Tage vorher zu erlauben.
• Sagst du ab, erstattest du den vollen Betrag. Verschiebst du, bietest du den neuen Termin oder die Erstattung an.
• Ändert sich Wesentliches, etwa Ort oder Hauptinhalt, informierst du und bietest die Erstattung an.

Schreib es vor dem Verkauf in die Bedingungen und wiederhole es in der Kaufbestätigung. Das erspart Diskussionen.

8. Genehmigungen, Versicherung und GEMA

Bevor du ein öffentliches Event ankündigst, prüf drei Dinge:

• Genehmigung: Ein kleiner Workshop in deinen eigenen Räumen gehört meist zu deinem normalen Betrieb. Veranstaltungen im Freien, mit Ausschank oder vielen Gästen brauchen oft eine Anzeige oder Erlaubnis beim Ordnungsamt; größere Versammlungsstätten haben eigene Bau- und Sicherheitsvorschriften.
• Kapazität und Sicherheit: die zulässige Personenzahl des Raums, Fluchtwege und, je nach Größe, ein Sicherheitskonzept.
• Haftpflichtversicherung, die das Event und gegebenenfalls den gemieteten Raum abdeckt.
• Musik: Spielst du bei einer öffentlichen Veranstaltung Musik ab oder lässt live spielen, ist in der Regel eine Anmeldung bei der GEMA mit Gebühren fällig.
• Umsatzsteuer auf Tickets: Der Satz kann je nach Art der Veranstaltung abweichen; prüf ihn, bevor du den Preis festlegst.

9. Nach dem Event

Das Event ist nicht vorbei, wenn das Licht ausgeht. In den zwei Tagen danach:

1. Bedank dich bei den Gästen mit einer Nachricht und den Fotos.
2. Bitte um eine Bewertung mit dem direkten Link: Jetzt ist der beste Moment. Wie das geht, steht in Google-Bewertungen bekommen.
3. Biete den nächsten Schritt an: eine passende Leistung, eine Zehnerkarte oder die nächste Ausgabe zum Teilnehmerpreis.
4. Zieh Bilanz: verkaufte Tickets, Einnahmen, echte Kosten und wie viele Teilnehmende im Folgemonat Kunden werden.

Nach zwei oder drei Durchgängen weißt du, welches Format funktioniert, welchen Preis dein Publikum mitgeht und wie viele Plätze du ohne Sorge anbieten kannst.