Cómo organizar eventos y vender entradas online sin quedarte con sillas vacías

1. Qué tipo de evento encaja con tu negocio

El mejor primer evento es uno pequeño que ya sabes hacer y que tus clientes te han pedido. Ocho plazas llenas enseñan más que cuarenta a medias.

2. Haz los números antes de anunciarlo

Suma todos los costes del evento, divide entre el precio de la entrada y sabrás cuántas tienes que vender para quedarte igual. A partir de ahí, todo es beneficio.

Si el punto de equilibrio está por encima del 80 % del aforo, el evento es arriesgado: sube el precio, reduce costes o amplía plazas. Y no olvides el IVA de la entrada, que no es tuyo.

3. Precio y tramos de venta

La mayoría de la gente compra en dos momentos: nada más anunciarse, si hay un incentivo, y en los últimos días. Los tramos aprovechan los dos.

1. Anticipada, con plazas o fecha límite: un precio más bajo que recompensa a los primeros y te da caja para preparar.
2. General, el precio de referencia durante la mayor parte de la venta.
3. Última hora o en puerta, algo más alta, si queda aforo.

• Entradas de grupo o para dos suben el ticket medio sin bajar el precio por persona.
• Códigos para tus clientes habituales premian la fidelidad sin rebajar el evento para todos.
• Que el precio cobrado sea siempre el que se ve: el tramo vigente se decide en el momento del pago, no en el del anuncio.

4. Vender las entradas online

Pedir que escriban por mensaje para reservar plaza y pagar en la puerta funciona con amigos, no con desconocidos. Para vender de verdad:

• Una página por evento en tu web, con fecha, hora, lugar, qué incluye, para quién es y el botón de comprar arriba.
• Aforo real que se descuenta solo: cuando se agota, se cierra la venta o se abre lista de espera.
• Pago en el momento y entrada enviada por correo con un código para el acceso.
• Avisos de «últimas plazas» cuando queden pocas, solo si es verdad.
• Lista de espera que avisa a la siguiente persona si alguien libera su plaza.

Si además del evento vendes productos o servicios, conviene que todo viva en el mismo sitio. Lo desarrollamos en cómo vender online.

5. Llenar la sala

Con un evento pequeño, la difusión es casi siempre a tus propios contactos. Por orden de eficacia:

1. Tus clientes actuales, por correo o mensaje, antes que nadie y con la tarifa anticipada.
2. Tu web y tu perfil de Google, con el evento visible en la portada y como publicación del perfil.
3. Negocios aliados que comparten público y pueden anunciarlo a cambio de lo mismo.
4. Redes sociales, con cuenta atrás, fotos de ediciones anteriores y lo que se llevará el asistente.
5. Agendas culturales y grupos locales, si el evento es abierto.

Un recordatorio dos o tres días antes y otro la mañana del evento reducen mucho las ausencias, incluso con la entrada pagada.

6. El día del evento

• Control de acceso con la lista o el código de cada entrada, para saber quién ha venido y evitar entradas duplicadas.
• Llega con tiempo y prueba lo técnico: luz, sonido, proyector, enchufes.
• Plan B si es al aire libre: lugar alternativo o fecha de reserva comunicada desde el principio.
• Recoge los contactos de quien venga con entrada regalada, con su permiso, para invitarle a la próxima.
• Haz fotos, avisando antes y respetando a quien no quiera salir.

7. Cancelaciones, cambios y devoluciones

Las entradas para actividades de ocio en una fecha concreta no tienen el derecho de desistimiento de 14 días de otras compras online. Eso no significa que no haya reglas:

• Si el asistente no puede ir, se aplica lo que digan tus condiciones: lo habitual es permitir el cambio de nombre o la devolución hasta unos días antes.
• Si cancelas tú, devuelves el importe completo. Si cambias la fecha, ofreces la nueva o la devolución.
• Si cambia algo esencial, como el lugar o el contenido principal, avisa y da opción a devolver.

Escríbelo en las condiciones antes de vender y recuérdalo en la confirmación de compra. Te ahorrará discusiones.

8. Licencias, seguros y derechos de autor

Antes de anunciar un evento abierto al público, comprueba tres cosas:

• Licencia o comunicación: los espectáculos y actividades recreativas tienen normativa autonómica y municipal. Un taller en tu propio local para pocas personas suele estar cubierto por tu licencia; un concierto o un evento en la calle, no.
• Aforo y seguridad: el aforo máximo del espacio, las salidas y, según el tamaño, un plan de autoprotección.
• Seguro de responsabilidad civil que cubra el evento y, si lo hay, el espacio alquilado.
• Música: si pones música grabada o en directo en un evento público, normalmente hay que pagar derechos a las entidades de gestión.
• IVA de la entrada: el tipo puede variar según el tipo de espectáculo o actividad; confírmalo antes de fijar el precio.

9. Después del evento

El evento no termina cuando se apagan las luces. En los dos días siguientes:

1. Agradece a los asistentes con un mensaje y las fotos.
2. Pide una reseña con el enlace directo: es el mejor momento. Lo explicamos en cómo conseguir reseñas en Google.
3. Ofrece el siguiente paso: un servicio relacionado, un bono o la próxima edición con precio de asistente.
4. Haz balance de los números: entradas vendidas, ingresos, costes reales y cuántos asistentes se convierten en clientes en el mes siguiente.

Con dos o tres ediciones sabrás qué formato funciona, qué precio aguanta tu público y cuántas plazas puedes ofrecer sin miedo.