Com organitzar esdeveniments i vendre entrades en línia sense cadires buides

1. Quin tipus d'esdeveniment encaixa amb el teu negoci

El millor primer esdeveniment és un de petit que ja saps fer i que els teus clients t'han demanat. Vuit places plenes ensenyen més que quaranta a mitges.

2. Fes els números abans d'anunciar-lo

Suma tots els costos de l'esdeveniment, divideix-los pel preu de l'entrada i sabràs quantes n'has de vendre per quedar-te igual. A partir d'aquí, tot és benefici.

Si el punt d'equilibri és per sobre del 80 % de l'aforament, l'esdeveniment és arriscat: apuja el preu, redueix costos o amplia places. I no oblidis l'IVA de l'entrada, que no és teu.

3. Preu i trams de venda

La majoria de la gent compra en dos moments: tot just s'anuncia, si hi ha un incentiu, i els últims dies. Els trams aprofiten tots dos.

1. Anticipada, amb places o data límit: un preu més baix que premia els primers i et dona calaix per preparar.
2. General, el preu de referència durant la major part de la venda.
3. Última hora o a la porta, una mica més alta, si queda aforament.

• Entrades de grup o per a dos apugen el tiquet mitjà sense abaixar el preu per persona.
• Codis per als clients habituals premien la fidelitat sense rebaixar l'esdeveniment per a tothom.
• Que el preu cobrat sigui sempre el que es veu: el tram vigent es decideix en el moment del pagament, no en el de l'anunci.

4. Vendre les entrades en línia

Demanar que escriguin per missatge per reservar plaça i pagar a la porta funciona amb amics, no amb desconeguts. Per vendre de debò:

• Una pàgina per esdeveniment a la teva web, amb data, hora, lloc, què inclou, per a qui és i el botó de comprar a dalt.
• Aforament real que es descompta sol: quan s'esgota, es tanca la venda o s'obre llista d'espera.
• Pagament en el moment i entrada enviada per correu amb un codi per a l'accés.
• Avisos d'«últimes places» quan en quedin poques, només si és veritat.
• Llista d'espera que avisa la persona següent si algú allibera la seva plaça.

Si, a més de l'esdeveniment, vens productes o serveis, convé que tot visqui al mateix lloc. Ho desenvolupem a com vendre en línia.

5. Omplir la sala

Amb un esdeveniment petit, la difusió és gairebé sempre als teus propis contactes. Per ordre d'eficàcia:

1. Els teus clients actuals, per correu o missatge, abans que ningú i amb la tarifa anticipada.
2. La teva web i el teu perfil de Google, amb l'esdeveniment visible a la portada i com a publicació del perfil.
3. Negocis aliats que comparteixen públic i el poden anunciar a canvi del mateix.
4. Xarxes socials, amb compte enrere, fotos d'edicions anteriors i el que s'endurà l'assistent.
5. Agendes culturals i grups locals, si l'esdeveniment és obert.

Un recordatori dos o tres dies abans i un altre el matí de l'esdeveniment redueixen molt les absències, fins i tot amb l'entrada pagada.

6. El dia de l'esdeveniment

• Control d'accés amb la llista o el codi de cada entrada, per saber qui ha vingut i evitar entrades duplicades.
• Arriba amb temps i prova la part tècnica: llum, so, projector, endolls.
• Pla B si és a l'aire lliure: lloc alternatiu o data de reserva comunicada des del principi.
• Recull els contactes de qui vingui amb una entrada regalada, amb el seu permís, per convidar-lo a la propera.
• Fes fotos, avisant abans i respectant qui no hi vulgui sortir.

7. Cancel·lacions, canvis i devolucions

Les entrades per a activitats de lleure en una data concreta no tenen el dret de desistiment de 14 dies d'altres compres en línia. Això no vol dir que no hi hagi regles:

• Si l'assistent no hi pot anar, s'aplica el que diguin les teves condicions: el més habitual és permetre el canvi de nom o la devolució fins uns dies abans.
• Si cancel·les tu, retornes l'import complet. Si canvies la data, ofereixes la nova o la devolució.
• Si canvia alguna cosa essencial, com el lloc o el contingut principal, avisa i dona opció de retornar.

Escriu-ho a les condicions abans de vendre i recorda-ho a la confirmació de compra. T'estalviarà discussions.

8. Llicències, assegurances i drets d'autor

Abans d'anunciar un esdeveniment obert al públic, comprova tres coses:

• Llicència o comunicació: a Catalunya, els espectacles públics i les activitats recreatives tenen una normativa pròpia, a més de la municipal. Un taller al teu propi local per a poques persones sol estar cobert per la teva llicència; un concert o un esdeveniment al carrer, no.
• Aforament i seguretat: l'aforament màxim de l'espai, les sortides i, segons la mida, un pla d'autoprotecció.
• Assegurança de responsabilitat civil que cobreixi l'esdeveniment i, si n'hi ha, l'espai llogat.
• Música: si poses música enregistrada o en directe en un esdeveniment públic, normalment cal pagar drets a les entitats de gestió.
• IVA de l'entrada: el tipus pot variar segons el tipus d'espectacle o activitat; confirma-ho abans de fixar el preu.

9. Després de l'esdeveniment

L'esdeveniment no s'acaba quan s'apaguen els llums. Els dos dies següents:

1. Dona les gràcies als assistents amb un missatge i les fotos.
2. Demana una ressenya amb l'enllaç directe: és el millor moment. Ho expliquem a com aconseguir ressenyes a Google.
3. Ofereix el pas següent: un servei relacionat, un bo o la propera edició amb preu d'assistent.
4. Fes balanç dels números: entrades venudes, ingressos, costos reals i quants assistents es converteixen en clients el mes següent.

Amb dues o tres edicions sabràs quin format funciona, quin preu aguanta el teu públic i quantes places pots oferir sense por.