Come organizzare eventi e vendere biglietti online senza sedie vuote

1. Che tipo di evento si adatta alla tua attività

Il miglior primo evento è uno piccolo che sai già fare e che i clienti ti hanno chiesto. Otto posti pieni insegnano più di quaranta a metà.

2. Fai i conti prima di annunciarlo

Somma tutti i costi dell'evento, dividi per il prezzo del biglietto e saprai quanti venderne per andare in pari. Da lì in poi, è guadagno.

Se il pareggio supera l'80 % della capienza, l'evento è rischioso: alza il prezzo, riduci i costi o aumenta i posti. E se applichi l'IVA, ricorda che quella parte del biglietto non è tua.

3. Prezzo e scaglioni di vendita

La maggior parte delle persone compra in due momenti: appena esce l'annuncio, se c'è un incentivo, e negli ultimi giorni. Gli scaglioni sfruttano entrambi.

1. Prevendita, con posti o data limite: un prezzo più basso che premia i primi e ti dà liquidità per preparare.
2. Prezzo pieno, quello di riferimento per la maggior parte della vendita.
3. Ultimo minuto o alla porta, un po' più alto, se resta posto.

• I biglietti di coppia o di gruppo alzano lo scontrino medio senza abbassare il prezzo a persona.
• Codici per i clienti abituali premiano la fedeltà senza svendere l'evento a tutti.
• Il prezzo addebitato è sempre quello mostrato: lo scaglione valido si decide al momento del pagamento, non dell'annuncio.

4. Vendere i biglietti online

Chiedere di scrivere un messaggio per prenotare e pagare all'ingresso funziona con gli amici, non con gli sconosciuti. Per vendere davvero:

• Una pagina per evento sul tuo sito, con data, ora, luogo, cosa include, a chi è rivolto e il pulsante d'acquisto in alto.
• Capienza reale che si scala da sola: quando è esaurito, la vendita si chiude o si apre una lista d'attesa.
• Pagamento immediato e biglietto inviato per email con un codice per l'ingresso.
• Avvisi di «ultimi posti» quando ne restano pochi, solo se è vero.
• Lista d'attesa che avvisa la persona successiva quando qualcuno libera il posto.

Se oltre all'evento vendi prodotti o servizi, conviene che tutto viva nello stesso posto. Lo approfondiamo in come vendere online.

5. Riempire la sala

Con un evento piccolo, la promozione passa quasi sempre dai tuoi contatti. In ordine di efficacia:

1. I tuoi clienti attuali, per email o messaggio, prima di tutti e con il prezzo di prevendita.
2. Il tuo sito e la tua scheda Google, con l'evento visibile in home e come post della scheda.
3. Attività alleate che condividono il tuo pubblico e possono annunciarlo in cambio dello stesso favore.
4. I social, con conto alla rovescia, foto delle edizioni precedenti e cosa si porterà a casa chi partecipa.
5. Agende culturali e gruppi locali, se l'evento è aperto.

Un promemoria due o tre giorni prima e un altro la mattina stessa riducono molto le assenze, anche con il biglietto pagato.

6. Il giorno dell'evento

• Controllo all'ingresso con la lista o il codice di ogni biglietto, per sapere chi è venuto ed evitare duplicati.
• Arriva con anticipo e prova la parte tecnica: luci, audio, proiettore, prese.
• Piano B se è all'aperto: luogo alternativo o data di riserva comunicati fin dall'inizio.
• Raccogli i contatti di chi viene con un biglietto regalato, con il suo consenso, per invitarlo la volta successiva.
• Scatta foto, avvisando prima e rispettando chi non vuole comparire.

7. Cancellazioni, cambi e rimborsi

I biglietti per attività del tempo libero in una data precisa non hanno il diritto di recesso di 14 giorni previsto per altri acquisti online. Questo non vuol dire che non ci siano regole:

• Se il partecipante non può venire, valgono le tue condizioni: di solito si permette il cambio di nome o il rimborso fino a qualche giorno prima.
• Se annulli tu, rimborsi l'intero importo. Se cambi data, offri la nuova o il rimborso.
• Se cambia qualcosa di essenziale, come il luogo o il contenuto principale, avvisa e offri il rimborso.

Scrivilo nelle condizioni prima di vendere e ricordalo nella conferma d'acquisto. Ti eviterà discussioni.

8. Autorizzazioni, assicurazione e diritti d'autore

Prima di annunciare un evento aperto al pubblico, controlla tre cose:

• Autorizzazioni: un workshop nel tuo locale per poche persone rientra di solito nella tua attività; uno spettacolo o un intrattenimento aperto al pubblico può richiedere una licenza o una SCIA al Comune e, sopra certe capienze, il parere della commissione di vigilanza.
• Capienza e sicurezza: la capienza massima dello spazio, le uscite e, in base alle dimensioni, le norme antincendio.
• Assicurazione di responsabilità civile che copra l'evento e, se c'è, lo spazio in affitto.
• Musica: se diffondi musica registrata o dal vivo in un evento pubblico, di norma vanno pagati i diritti alla SIAE o all'ente che gestisce quel repertorio.
• IVA e biglietteria: aliquota e obblighi sui titoli d'accesso cambiano in base al tipo di spettacolo o attività; verificali prima di fissare il prezzo.

9. Dopo l'evento

L'evento non finisce quando si spengono le luci. Nei due giorni successivi:

1. Ringrazia i partecipanti con un messaggio e le foto.
2. Chiedi una recensione con il link diretto: è il momento migliore. Lo spieghiamo in come ottenere recensioni su Google.
3. Proponi il passo successivo: un servizio collegato, un pacchetto o la prossima edizione a prezzo riservato.
4. Fai il bilancio dei numeri: biglietti venduti, incassi, costi reali e quanti partecipanti diventano clienti nel mese seguente.

Dopo due o tre edizioni saprai quale formato funziona, quale prezzo regge il tuo pubblico e quanti posti offrire senza timore.