Como organizar eventos e vender bilhetes online sem cadeiras vazias

1. Que tipo de evento encaixa no seu negócio

O melhor primeiro evento é um pequeno, que já sabe fazer e que os seus clientes lhe pediram. Oito lugares cheios ensinam mais do que quarenta a meio.

2. Faça as contas antes de anunciar

Some todos os custos do evento, divida pelo preço do bilhete e saberá quantos tem de vender para ficar a zero. A partir daí, é lucro.

Se o ponto de equilíbrio estiver acima de 80 % da lotação, o evento é arriscado: suba o preço, corte custos ou aumente lugares. E não se esqueça do IVA do bilhete, que não é seu.

3. Preço e fases de venda

A maioria das pessoas compra em dois momentos: logo que o evento é anunciado, se houver incentivo, e nos últimos dias. As fases aproveitam ambos.

1. Antecipada, com lugares ou data limite: um preço mais baixo que recompensa os primeiros e lhe dá tesouraria para preparar.
2. Normal, o preço de referência durante a maior parte da venda.
3. Última hora ou à porta, um pouco mais alta, se ainda houver lugares.

• Bilhetes de grupo ou para dois aumentam o valor médio sem baixar o preço por pessoa.
• Códigos para clientes habituais premiam a fidelidade sem baixar o evento para todos.
• O preço cobrado é sempre o que se vê: a fase em vigor decide-se no momento do pagamento, não no do anúncio.

4. Vender os bilhetes online

Pedir que mandem mensagem para reservar lugar e pagar à porta funciona com amigos, não com desconhecidos. Para vender a sério:

• Uma página por evento no seu site, com data, hora, local, o que inclui, para quem é e o botão de comprar em cima.
• Lotação real que se desconta sozinha: quando esgota, fecha a venda ou abre lista de espera.
• Pagamento no momento e bilhete enviado por email com um código para a entrada.
• Avisos de «últimos lugares» quando restarem poucos, só se for verdade.
• Lista de espera que avisa a pessoa seguinte se alguém libertar o lugar.

Se além do evento vende produtos ou serviços, convém que tudo viva no mesmo sítio. Desenvolvemos isso em como vender online.

5. Encher a sala

Num evento pequeno, a divulgação é quase sempre para os seus próprios contactos. Por ordem de eficácia:

1. Os seus clientes atuais, por email ou mensagem, antes de toda a gente e com o preço antecipado.
2. O seu site e o seu perfil do Google, com o evento visível na página inicial e como publicação do perfil.
3. Negócios parceiros que partilham público e o podem anunciar em troca do mesmo.
4. Redes sociais, com contagem decrescente, fotografias de edições anteriores e o que o participante vai levar.
5. Agendas culturais e grupos locais, se o evento for aberto.

Um lembrete dois ou três dias antes e outro na manhã do evento reduzem muito as faltas, mesmo com o bilhete pago.

6. O dia do evento

• Controlo de entradas com a lista ou o código de cada bilhete, para saber quem veio e evitar bilhetes duplicados.
• Chegue cedo e teste a parte técnica: luz, som, projetor, tomadas.
• Plano B se for ao ar livre: local alternativo ou data de reserva comunicada desde o início.
• Recolha os contactos de quem vier com bilhete oferecido, com autorização, para o convidar para o próximo.
• Tire fotografias, avisando antes e respeitando quem não quiser aparecer.

7. Cancelamentos, alterações e reembolsos

Os bilhetes para atividades de lazer numa data concreta não têm o direito de livre resolução de 14 dias de outras compras online. Isso não significa que não haja regras:

• Se o participante não puder ir, aplica-se o que dizem as suas condições: o habitual é permitir a troca de nome ou o reembolso até alguns dias antes.
• Se for você a cancelar, devolve o valor total. Se mudar a data, oferece a nova ou o reembolso.
• Se mudar algo essencial, como o local ou o conteúdo principal, avise e dê a opção de reembolso.

Escreva-o nas condições antes de vender e lembre-o na confirmação de compra. Evita discussões.

8. Licenças, seguros e direitos

Antes de anunciar um evento aberto ao público, confirme três coisas:

• Licença ou comunicação: espetáculos e atividades de diversão têm regras municipais e nacionais. Um workshop no seu espaço para poucas pessoas costuma estar coberto pela atividade normal; um concerto ou um evento na rua, não. Informe-se na câmara municipal.
• Lotação e segurança: a lotação máxima do espaço, as saídas e, conforme a dimensão, medidas de autoproteção.
• Seguro de responsabilidade civil que cubra o evento e, se for o caso, o espaço alugado.
• Música: se passar música gravada ou ao vivo num evento público, em regra é preciso pagar direitos de autor e conexos às entidades de gestão coletiva.
• IVA do bilhete: a taxa pode variar conforme o tipo de espetáculo ou atividade; confirme antes de fixar o preço.

9. Depois do evento

O evento não acaba quando se apagam as luzes. Nos dois dias seguintes:

1. Agradeça aos participantes com uma mensagem e as fotografias.
2. Peça uma avaliação com a ligação direta: é o melhor momento. Explicamos em como conseguir avaliações no Google.
3. Ofereça o passo seguinte: um serviço relacionado, um pack ou a próxima edição com preço de participante.
4. Faça o balanço: bilhetes vendidos, receitas, custos reais e quantos participantes se tornaram clientes no mês seguinte.

Com duas ou três edições saberá que formato funciona, que preço o seu público aceita e quantos lugares pode oferecer sem medo.